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O que faz um auxiliar administrativo?

Os auxiliares administrativos estão entre os funcionários mais importantes de qualquer empresa.

Foto: Pixabay

Você sempre gostou de lidar com tarefas cotidianas do ramo administrativo? Sonha em trabalhar confortavelmente em um escritório? Se a sua resposta é um “sim” para ambas as perguntas, talvez você devesse seguir a carreira de auxiliar administrativo.

Um auxiliar administrativo é o profissional que realiza tarefas administrativas e de escritório. De certo modo, os auxiliares administrativos estão entre os funcionários mais importantes de uma organização, pois mantêm tudo funcionando perfeitamente nos bastidores.

Os auxiliares administrativos organizam arquivos, redigem mensagens, agendam compromissos e auxiliam outros funcionários. Embora você os encontre trabalhando em quase todos os setores, a maioria deles é empregada em escolas, hospitais, agências governamentais e escritórios jurídicos e médicos.

É importante deixar claro que, embora pareçam ser profissões com tarefas semelhantes, há uma certa diferença entre auxiliar administrativo e assistente administrativo. Formalmente, o cargo de assistente administrativo é especificamente executado por quem é formado no curso técnico de administração, cuja conclusão pode durar até dois anos. Já a função de auxiliar administrativo não necessita de diploma para sua realização.

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Como é a rotina de trabalho de um auxiliar administrativo?

Na rotina diária de trabalho, um auxiliar administrativo costuma usar um computador para criar planilhas, redigir mensagens, gerenciar bancos de dados e preparar apresentações, relatórios e documentos. Em termos de horário de serviço, esse profissional tende a trabalhar no horário comercial.

Em certos casos, alguns auxiliares administrativos também podem negociar com fornecedores, comprar suprimentos, gerenciar depósitos ou registros corporativos e obter dados de várias fontes. No entanto, as funções específicas do trabalho sempre variam de acordo com a experiência, o cargo e a especialidade.

No geral, o trabalho de um auxiliar administrativo normalmente envolve as seguintes tarefas:

  • Gerenciar sistemas de arquivamento eletrônico e em papel para registros e mensagens;
  • Encaminhar e distribuir correspondências e e-mails;
  • Responder cartas de rotina e e-mails;
  • Fazer o arquivamento de documentos;
  • Redigir documentos e ofícios;
  • Operar aparelhos de fax, máquinas fotocopiadoras, sistemas telefônicos e outros equipamentos de escritório;
  • Usar computadores para a criação e edição de planilhas, redação de textos, gerenciamento de banco de dados e outras aplicações;
  • Preencher formulários de acordo com os procedimentos da empresa.
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Como é o ambiente de trabalho dos auxiliares administrativos?

Os auxiliares administrativos geralmente trabalham em ambientes de escritório em uma ampla variedade de empresas. Por ser uma típica profissão de escritório, qualquer pessoa que deseja seguir essa carreira deve esperar trabalhar em um ambiente repleto de computadores, calculadoras, papéis e aparelhos de telefone.

Embora os assistentes administrativos trabalhem em quase todos os setores, muitos estão concentrados em escolas, hospitais, repartições governamentais e escritórios jurídicos e médicos. A maioria trabalha em tempo integral em ambientes de escritório confortáveis, mas também é possível trabalhar em casa (home office) em alguns casos.

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Como se tornar um auxiliar administrativo?

Na maioria dos casos, nenhuma graduação de ensino superior é exigida para a execução da profissão de auxiliar administrativo, pois um certificado de conclusão do ensino médio tende a ser suficiente. Os graduados do segundo grau podem obter habilidades básicas de escritório, computação e gramática de várias maneiras, como através de cursos livres.

Vale mencionar que muitas agências de contratações temporárias também oferecem treinamentos formais em computação e habilidades de escritório para formar futuros colaboradores.

Empregadores de cargos mais especializados, como secretários médicos e secretários jurídicos, muitas vezes exigem que os candidatos à vaga tenham algum conhecimento das terminologias e práticas específicas do setor.

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Embora não seja necessária, a certificação de conclusão de um curso superior pode demonstrar um diferencial aos empregadores. No geral, os auxiliares administrativos com ensino superior costumam ter diplomas em áreas como Administração, Gestão Financeira, Gestão de Recursos Humanos e Processos Gerenciais.

E você, pretende seguir a carreira profissional de auxiliar administrativo? Se gostou desse post, não se esqueça de compartilhá-lo!

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