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Você sempre foi uma pessoa capaz de realizar tarefas administrativas com eficácia? Consegue se comunicar com facilidade? Se a sua resposta é um “sim” para ambas as perguntas, talvez você devesse seguir a carreira de assistente executivo!
Um assistente executivo é comumente visto como a face da organização e é o responsável pelo suporte administrativo de alto nível aos executivos de uma empresa ou corporação. Como secretárias e assistentes pessoais, eles conduzem o trabalho administrativo.
No entanto, é importante deixar claro que os assistentes executivos têm responsabilidades adicionais e níveis mais complexos de tarefas a serem executadas que secretárias e assistentes pessoais, sendo que muitas dessas tarefas podem afetar diretamente o sucesso ou a lucratividade de um negócio.
Também vale mencionar que os assistentes executivos podem até ser solicitados a representar o executivo que apoiam em uma reunião ou outras comunicações. Por conta disso, esses profissionais devem ser altamente organizados, ter boas habilidades interpessoais e comunicativas e possuir habilidades gerenciais.
Como é a rotina de trabalho de um assistente executivo?
Um assistente executivo é comumente visto como o “braço direito” da pessoa que apóia, cuidando de tudo, desde agendas pessoais até reuniões do conselho executivo. Em muitos aspectos, o papel do assistente executivo é semelhante ao de uma recepcionista, secretária ou assistente administrativo.
Esses profissionais geralmente realizam tarefas administrativas, como atender e fazer ligações, gerenciar arquivos, agendar reuniões, enviar memorandos, redigir e editar correspondências, receber visitas, revisar relatórios recebidos e definir a agenda diária do executivo.
Um assistente executivo deve se sentir à vontade com os equipamentos típicos de um escritório padrão, incluindo computadores pessoais, impressoras, aparelhos de fax, scanners, telefones multilinha e programas de computador para edição de planilhas, processamento de texto e programas de contabilidade.
De um modo geral, o papel do assistente executivo é o de “porteiro” do executivo, pois ele controla quais ligações e relatórios vão para o seu superior, bem como quais reuniões serão programadas. Para cumprir esta responsabilidade, os assistentes executivos devem compreender claramente os objetivos, valores e necessidades da empresa e do executivo para quem trabalham.
Como é o ambiente de trabalho desse profissional?
Assistentes executivos normalmente trabalham em um típico ambiente de escritório. Eles podem ser encontrados em vários lugares, incluindo escolas, organizações sem fins lucrativos, organizações corporativas, hospitais e agências governamentais. Frequentemente, eles ficam sentados por longos períodos e podem passar grande parte do dia na frente de um computador ou ao telefone.
Assistentes executivos geralmente trabalham em estreita colaboração com assistentes administrativos de nível inferior para concluir certas tarefas que requerem colaboração. Em algumas empresas, os assistentes executivos também supervisionam o trabalho de outros profissionais administrativos e coordenam suas tarefas.
Dependendo da estrutura e do tamanho da empresa, um assistente executivo pode ter um ou mais assistentes próprios para ajudar na carga de trabalho. Normalmente, estes são auxiliares administrativos ou secretárias de nível básico. O assistente executivo geralmente é responsável por gerenciar tarefas e delegar atribuições a eles, conforme necessário.
Por terem uma compreensão mais abrangente das necessidades do executivo e da operação da equipe administrativa, os assistentes executivos geralmente treinam os assistentes administrativos novatos.
Como se tornar um assistente executivo?
Como trabalham para profissionais de alto escalão na empresa e podem supervisionar outros funcionários administrativos, alguns empregadores podem preferir assistentes executivos que tenham curso superior na área administrativa.
Vale destacar que algumas instituições oferecem cursos de treinamento para assistente executivo que ensinam funções administrativas e incluem cursos em tópicos como contabilidade, digitação, bancos de dados e procedimentos básicos de escritório.
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Garantir um emprego de assistente executivo geralmente requer uma combinação de treinamento e experiência prática. Muitos assistentes administrativos de nível inferior, por exemplo, avançam para o status de assistente executivo após vários anos de bom desempenho em funções de hierarquia mais baixa.
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